Une bonne partie du temps du chef de projet est occupé par des réunions. Certaines sont productives, d’autres beaucoup moins. L’objectif de cet article est de rendre l’ensemble de vos réunions aussi efficaces que possible et donc, par extension, optimiser votre temps de travail.
En mars 2020, Carison Lee a publié un article sur ProjectManagement.com. Il nous indique trois erreurs communes faites dans les réunions, et des pistes pour ne pas qu’elles se produisent.
1. Établir une liste des objectifs
Ça nous est tous déjà arrivé au moins une fois : le sujet principal d’une réunion diverge et chacun commence à parler d’un sujet qui le concerne sans chercher à comprendre si cela aide à faire avancer la problématique principale. Bien souvent, c’est le type de réunions que les participants redoutent le plus car il s’agit d’une énorme perte de temps.
Pour éviter cette situation, établissez une liste des objectifs que la réunion devrait adresser (quatre objectifs maximum). Il peut s’agir, par exemple, d’obtenir l’accord sur une décision, l’alignement des parties prenantes sur une information, etc. Ainsi, durant la réunion, dès que la conversation dévie du sujet, rappelez ces objectifs. Cela vous permettra de recentrer facilement la discussion sur l’essentiel.
Dans mon cas, j’écris un ordre du jour dans chacune de mes invitations afin de mettre en avant les sujets à traiter et ce que nous devons avoir produit en fin de réunion.
2. Convier entre trois et six participants
Parfois, vous vous retrouvez dans des réunions où des personnes non concernées par un sujet prennent part à la conversation et donnent une orientation sans pour autant avoir la légitimité pour le faire. Pendant ce temps, d’autres participants qui ont toutes les cartes en main pour faire avancer les choses profitent de la situation pour éviter d’intervenir.
L’auteur de l’article original nous informe qu’une bonne réunion est une réunion avec trois à six personnes. C’est un nombre suffisamment petit pour que tout le monde se sente obliger de se prononcer, et suffisamment grand pour obtenir des réponses à l’ensemble des questions posées.
3. Faire un récapitulatif des actions à réaliser
Trop souvent pendant nos réunions, nous discutons des activités à réaliser durant les prochains jours. Si celles-ci ne sont pas tracées dans un compte-rendu de réunion et clairement énoncées avec un RACI, il est probable que personne ne se sente concerné par la responsabilité d’une action, que celles-ci soient mal interprétées ou encore qu’elles soient simplement oubliées.
Le meilleur conseil que nous puissions donner pour éviter ces situations reste de consacrer quelques minutes en fin de réunion pour :
- Établir la liste des actions à réaliser,
- Laisser la possibilité à chacun de reformuler sa compréhension des actions,
- Inscrire les activités dans un RACI qui sera communiqué à tous les participants à l’issue de l’échange, dans un compte-rendu.
De mon côté, je rédige systématiquement un compte-rendu avec la liste des personnes invitées / présentes, ce qu’il s’est dit, les actions à réaliser (quoi, qui, quand) et la date de la prochaine réunion. Ce format fonctionne bien pour les comités projets, mais également pour les ateliers et autres réunions.
Conclusion
Pour mettre en oeuvre l’ensemble de ces conseils, il nous semble opportun de :
- Préparer sa réunion à l’avance avec les objectifs que vous souhaitez atteindre (ordre du jour),
- Lister les participants à inviter (3 minimum, 6 maximum),
- Avant la fin de la séance, exprimer les activités à réaliser (qui, quoi, quand) tout en donnant de la visibilité sur la suite à donner à cette réunion.
De cette façon, vous mettez toutes les chances de votre côté pour une réunion efficace.
