Vous êtes un chef de projet expérimenté ? Les diagrammes de GANTT, la valeur acquise ou encore les matrices RACI n’ont plus de secret pour vous, et pourtant… Votre projet commence à battre de l’aile car vous vous heurtez à une partie prenante qui vous met des bâtons dans les roues. Vous avez bien tenté de monter une matrice pouvoir-intérêt en identifiant les actions à mettre en œuvre, mais rien n’y fait. Aucune de vos interactions avec elle ne vous permet d’avancer…
Aujourd’hui, je vous propose quelques conseils à utiliser avec vos parties prenantes issus du livre de Dale Carnegie : Comment se faire des amis ?
1. Motivez souvent pour faire ce que vous proposez
Commençons par citer Henry Ford :
“Le secret du succès, s’il existe, c’est la faculté de se mettre à la place de l’autre et de considérer les choses de son point de vue autant que du notre”.
Henry Ford
Cette notion apparaît souvent aujourd’hui sous l’appellation de l’intelligence émotionnelle. Il s’agit de se mettre à la place de la partie prenante et de s’interroger. Si j’étais elle, quels seraient mes besoins ? Quelles seraient mes contraintes ? Quels sont mes intérêts à faire (ou à ne pas faire) ce projet ?
De son côté, Lloyd George disait, avec une grande sagesse :
« Je me suis toujours efforcé d’adopter l’appât au goût du poisson« .
Lloyd George
Concrètement, si vous aimez les fraises, vous n’allez pas en utiliser pour pêcher des poissons. Vous ferez plutôt en sorte d’utiliser quelque chose qui plaira au poisson (des vers, par exemple).
Nous venons de mettre le doigt sur deux moyens importants avec ce premier point :
- Considérer le point de vue de la partie prenante,
- S’intéresser à ce qui la motive pour pouvoir l’utiliser et l’amener dans notre direction.
Reste maintenant à mettre en place un plan d’action visant à réaliser le projet en respectant les contraintes de la partie prenante et en lui laissant croire que c’est elle qui a eu l’idée…
2. Ayez le sourire
Dale Carnegie est formel sur ce point : c’est par votre sourire que vous dites aux autres que leur présence vous est agréable. Votre partie prenante sera bien plus à même à collaborer si elle pense que sa présence vous rend heureux. On dit d’ailleurs souvent que l’on peut réussir une activité seulement si on trouve du plaisir dans celle-ci. Il est donc important de mettre en place un climat chaleureux au sein de votre relation avec vos parties prenantes.
Pour citer James McConnell :
“Un sourire a plus d’effet qu’un froncement de sourcils. C’est pourquoi les encouragements ont plus d’impacts que le blâme.”
James McConnell
Donc souriez à vos parties prenantes. Et si vous n’avez pas envie de sourire, sifflez, fredonnez, chantez… Montrez que vous êtes heureux et votre partie prenante sera bien plus clémente avec vous.
3. Rappelez-vous que le nom d’une personne revêt pour elle une grande importance
“Le cadre supérieur qui dit ne pas pouvoir se souvenir des noms avoue par la même qu’il néglige une part de son travail et qu’il avance sur des sables mouvants.”
Dale Carnegie
Dale Carnegie a tout à fait raison. Vous croisez une personne tous les jours au bureau et, le jour où elle vous demande quelque chose, elle ne se souvient pas de votre prénom. Vous êtes-vous déjà retrouvé dans cette situation ? Eh bien, vous n’êtes pas seul. Et peut-être ne connaissez-vous pas vous-même le prénom de cette personne. C’est bien dommage car les Hommes aiment que l’on se souvienne de leur prénom. Ils se sentent ainsi considérés et importants. Et quoi de plus collaboratif qu’une partie prenante qui se sent importante ?
Dans vos équipes de travail (et avec chaque personne avec qui vous interagissez au bureau), faites-en sortes de vous souvenir du nom de chacun. Si, comme moi, vous avez toujours du mal avec les prénoms, efforcez-vous de les appeler par leur prénom à chaque fois que vous les voyez. Ça vous fera travailler votre mémoire, et ça fera plaisir à vos interlocuteurs.
4. Sachez écouter et encouragez les autres à parler d’eux-mêmes
“Pour conquérir la sympathie d’une personne, pour la mettre en humeur favorable et finalement la rallier à votre cause, il faut avant tout lui accorder votre attention exclusive quand elle s’exprime. Rien n’est plus flatteur.”
Dale Carnegie
Une fois de plus, Dale Carnegie a raison. Durant votre prochain échange avec une partie prenante clé, ne vous exprimez pas tout de suite, laissez-la parler, écoutez-la. Non seulement elle se sentira flattée mais elle vous donnera aussi beaucoup plus d’informations que vous n’en avez besoin. Et c’est toujours bon d’avoir une longueur d’avance !
5. Efforcez-vous sincèrement de voir les choses du point de vue de votre interlocuteur
Un professeur à Harvard disait :
“J’aimerai mieux passer deux heures à arpenter le trottoir devant le bureau d’un client que d’entrer chez lui sans avoir une idée parfaitement nette de ce que je vais lui dire et de ce que, d’après mes prévisions, il me répondra vraisemblablement”.
Cette situation vous rappelle une mauvaise expérience ? En gestion de projet, il faut être stratégique et si vous rencontrez une de vos parties prenantes sans avoir préparé votre sujet et anticipé ses réactions… vous risquez de ressortir de votre échange frustré.
Au début des projets, les intérêts de certaines parties prenantes et les vôtres ne vont pas dans la même direction. Prenez le temps de réfléchir à vos intérêts, aux leurs, et trouvez une solution pour ramener les leurs aux vôtres. Et ensuite… et SEULEMENT ensuite, vous pouvez aller les voir et discuter (ou plutôt écouter, dans un premier temps).
Conclusion
J’espère que ces quelques conseils, issus du livre « Comment se faire des amis ? » de Dale Carnegie, et adaptés à la gestion de projet vous aideront à mieux interagir avec vos parties prenantes. J’ai choisi de proposer seulement cinq conseils, mais l’ouvrage en propose 30. N’hésitez pas à lire ce livre, à en faire votre propre interprétation et à le garder à portée de main pour vous y référer facilement lors de situations complexes. L’auteur recommande d’ailleurs de prendre des notes pendant la lecture et d’y revenir régulièrement.
