Nous vivons dans un monde complexe (nous interagissons avec de plus en plus de personnes) et en perpétuel mouvement (notre environnement évolue de plus en plus vite). Certains parlent d’un monde VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity) pour définir ce nouvel environnement de travail volatile, incertain, complexe et ambigüe. L’Agilité permet de mener ses projets à bien en prenant en considération ces variables qui sont difficiles à traduire sur un plan projet standard (de type Waterfall).
A travers un article de ProjectManagement.com, Bruce Harpham propose six conseils pour s’adapter à ce nouveau monde, en contribuant à l’agilité organisationnelle notamment.
1. Choisissez la planification à court terme
La planification sur une à deux années devient de plus en plus difficile à maîtriser aujourd’hui. Au lieu de cela, privilégiez des planifications sur des périodes d’un trimestre, quitte à faire de la planification par vagues. Lorsque ce n’est pas possible, prévoyez des réserves de temps afin de pouvoir absorber les aléas.
2. Anticipez les risques externes
Bien que les règles de chaque pays soient différentes, les gouvernements ont de plus en plus tendance à mettre des règlements et des lois en place qui ont des conséquences directes sur les organisations pour lesquelles nous travaillons. Par exemple, avec le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) en Europe, les gouvernements appliquent des amendes d’envergure à des sociétés comme British Airways, pour atteinte à la vie privée. La mise en place de telles réglementations ont un impact bien au-delà des frontières, notamment lorsque nous travaillons dans une organisation mondiale. Pensez bien à faire votre analyse de risques en amont du projet !
3. Prenez soin de vous
Il existe une relation entre votre santé et l’agilité organisationnelle. Vous ne voyez pas laquelle ? En tant que gestionnaires de projets, nous sommes nombreux à régulièrement faire des journées à rallonge pour livrer nos projets dans les temps. Malheureusement, si vous ne prenez pas en compte votre santé et votre bien-être personnel en vous octroyant des pauses sportives ou en décidant de partir plus tôt certains jours, vous risquez de prendre de mauvaises habitudes. Vous allez alors faire face à des insomnies, une mauvaise hygiène de vie et une absence totale d’exercices. Vos performances seront moindres et vous ne parviendrez plus à suivre le rythme de l’organisation, qui change constamment. Prenez donc un moment pour vous attribuer une note de 0 à 10 sur les quatre dernières semaines quant à vos habitudes de sommeil, vos activités sportives et votre régime (note : si vous comptez sur les weekends pour compenser, votre style de vie n’est certainement pas tenable).
4. Prenez des décisions avec une quantité limitée d’informations
Vous avez peut-être tendance à prendre chacune de vos décisions en prenant en compte tous les tenants et aboutissants. Toutefois, dans un monde de plus en plus VUCA, vous risquez d’avoir un peu de mal à vous adapter. Effectivement, vous n’aurez plus le temps de rassembler tous les faits pour prendre votre décision. A la place, vous allez devoir faire avec le peu de données disponibles. Il vous faudra alors vous concentrer sur les décisions les plus importantes. S’il y a des beaucoup de risques associés à une décision, prenez plus de temps. Si le risque est faible (< 100 euros), prenez la décision en moins d’une heure. En repensant aux trois dernières décisions sur un projet qui vous ont pris plus d’une journée, demandez-vous si attendre une journée de plus améliorera la qualité de votre décision ou du résultat.
5. Supportez les efforts de l’agilité organisationnelle
Si vous travaillez au sein d’une PME ou d’un groupe, il faut bien avoir en tête quelques règles tacites. Vous devriez accorder du temps à être un « bon citoyen de l’entreprise ». Cela signifie supporter des projets et des initiatives qui ne sont peut-être pas liés à vos propres projets ou responsabilités. Par exemple, votre organisation décide d’encourager les pratiques agiles et vous êtes certifié Agile Certified Practitioner (PMI-ACP®). Proposez donc une formation à l’Agilité. Cela rendra service à votre organisation et vous vous construirez un réseau au sein de l’entreprise.
6. Utilisez l’analyse « budget base zéro » pour alléger les processus
L’analyse « budget base zéro » est une méthode de budgétisation pour laquelle toutes les dépenses doivent être justifiées et approuvées pour chaque nouvelle période. Adoptez cette même attitude de scepticisme pour les processus qui gravitent autour de votre projet. La plupart des chefs de projets sont fatigués de passer leurs journées à remplir des formulaires administratifs plutôt que d’avancer sur leurs projets. Faites le tour des formulaires de gestion de projet couramment utilisés dans votre organisation, analysez-les et voyez s’ils peuvent être éliminés ou optimisés pour que leur saisie soit plus rapide. Si personne ne les utilise ou ne se souvient comment ils sont utilisés, supprimez-les.
Conclusion
Ces quelques conseils devraient vous aider à mieux appréhender le monde dans lequel nous évoluons. Utilisez-vous déjà l’agilité organisationnelle au sein de votre entreprise ? Dites-nous comment vous l’avez mis en place et en quoi cela vous a aidé en nous écrivant.
