Les parties prenantes que vous avez l’occasion de rencontrer au sein de vos projets ne sont pas toutes aussi chaleureuses les unes que les autres. Certaines d’entre elles adoptent une attitude fermée, et parfois, vous mettent mal à l’aise.
Seulement voilà, il y a de grandes chances pour qu’un jour, vous vous retrouviez nez à nez avec une telle personne dans un ascenseur… Alors profitez-en pour adopter le « small talk » !
Le « small-talk » à notre secours…
Les « small-talks » permettent bien souvent de se sortir d’une telle situation, et je vous invite à développer cette petite compétence qui peut s’avérer vraiment utile… Le « small-talk » peut être définit comme une simple forme de discours sans autre intérêt que celui de combler un silence. Il s’agit par exemple d’une conversation à propos du temps qu’il fait, des embouteillages du matin, etc. Être capable de faire ce genre de petites discussions vous bénéficiera, par exemple, sur le plan professionnel. Avec la pratique, vous serez à l’aise à tout moment et à propos de n’importe quel sujet.
Quelques règles autour du « small talk »
Il y a de cela plusieurs années, Jennifer Tung publiait un article sur RealSimple.com mettant en exergue différentes règles pour devenir un as du « small talk ». Je vous en propose ici cinq que nous pourrions utiliser dans un ascenseur en tant que gestionnaire de projet, avec une partie prenante.
1. Saluez les gens de façon appropriée
Avant tout, il s’agit d’identifier la meilleure façon de saluer la personne. Si vous (ou votre interlocuteur) êtes une femme, devez-vous faire la bise à votre partie prenante ? La réponse dépend de nombreux paramètres, et notamment du pays dans lequel vous vous trouvez, de la culture d’entreprise, ou encore de votre lien avec la personne. Récemment, avec la crise sanitaire, de nouveaux paramètres entraient également en jeu. De manière générale, en France, si vous ne souhaitez pas prendre de risque, une bonne poignée de main suffira ; toutefois, si vous avez déjà fait la bise à cette personne ou si celle-ci s’apprête à le faire pour vous saluer, répondez en conséquence, sinon elle risque de se sentir rejetée.
2. Souvenez-vous des noms
Nous en parlions déjà dans notre article « 5 conseils de Dale Carnegie pour mieux interagir avec vos parties prenantes« , les Hommes aiment que l’on se souvienne de leur prénom : ils se sentent ainsi considérés et importants. Hélas, lors des rencontres, lorsque plusieurs personnes nous sont présentées, nous avons bien vite oublié le prénom de chacun. Et quand vient le moment ou cette partie prenante, dont vous avez oublié le nom, se retrouve en face de vous dans l’ascenseur, vous êtes bien mal à l’aise.
Une solution simple, à mettre en œuvre durant les présentations, consiste à ralentir le rythme et de répéter le nom de l’interlocuteur afin de le mémoriser. Si la personne a un nom inhabituel, ne passez pas tout de suite à autre chose, mais prenez le temps de lui dire « Pardon, laissez-moi essayer. Ai-je bien compris ? ». Aussi, si quelqu’un marmonne son prénom, ne craignez pas de lui demander de répéter. Bien entendu, lorsque c’est à votre tour de vous présenter, prononcez votre nom clairement.
J’ai moi-même beaucoup de mal à retenir les prénoms. Je m’efforce donc de répéter le prénom (ou le nom) de toutes les personnes que je rencontre, à chaque fois que je les salue.
3. Donnez de la matière à votre interlocuteur
Dès le début de la conversation, répondez aux questions sans pour autant donner des réponses fermées ou trop précises. Par exemple, s’il s’agit de la période de la rentrée et que votre partie prenante vous demande si vous êtes parti en vacances, donnez-lui une réponse ouverte du type : « oui, nous avons été en Italie, avec les enfants… ». Cela permet de donner des éléments supplémentaires à votre interlocuteur tout en évitant un nouveau blanc. Une prochaine question s’articulera surement sur les lieux que vous avez visité en Italie ou sur vos enfants.
4. Relancez une conversation sur le déclin
Les silences peuvent être considérés comme des transitions : votre interlocuteur a besoin d’analyser ce que vous avez dit. Et parfois, le silence est approprié. Vous pouvez toujours tenter d’amener la conversation dans une autre direction si vous estimez que le silence dure trop longtemps. Pour cela, intéressez-vous à ce qu’elle fait dans la vie (les gens adorent que l’on s’intéresse à eux), demandez-lui quels sont ses hobbies, écoutez attentivement et rebondissez sur la réponse.
5. Faites une sortie en bonne et due forme
Bien que ce conseil ne soit pas valable lorsque vous êtes dans un ascenseur, il nous a semblé suffisamment pertinent pour ne pas être mis de côté. Imaginons que vous sortez en même temps de l’ascenseur que votre interlocuteur et qu’il souhaite continuer la discussion avec vous, mais que vous n’êtes pas très emballé à cette idée : vous avez d’autres priorités.
Eh bien lorsque vous souhaitez couper court à la conversation (pour une raison ou une autre), faites-le de manière appropriée. Une méthode simple et polie consiste à débuter une phrase par « j’ai besoin de… ». Si vous êtes avec plusieurs personnes à l’étage où vous vous êtes arrêté, prétendez que vous avez besoin de voir telle ou telle autre personne pour un sujet important. Si, en revanche, vous êtes seul ou que vous ne connaissez personne, vous pouvez prétendre que vous avez besoin d’appeler votre conjoint pour une urgence, d’aller manger quelque chose car vous avez sauté le repas de midi (si l’étage et la situation se prêtent au scénario), etc.
Pour éviter de froisser votre partie prenante, il peut être judicieux de mentionner un élément de la conversation qui vous a plu, par exemple : « J’ai apprécié de vous parler de votre travail bénévole et j’espère vous rencontrer à nouveau. »
Conclusion
Le « small-talk » existe depuis bien longtemps et nous l’utilisons chaque jour. Il est particulièrement utile dans des situations qui pourraient s’avérer embarrassante lorsque nous n’avons rien à dire à la personne à côté de nous. C’est aussi un bon moyen pour échanger avec des inconnus, pour s’intéresser aux autres sans pour autant paraitre intrusif ou, de manière plus générale, pour briser la glace. Il faut toutefois bien garder en tête quelques règles pour que ces « small talks » ne vous décrédibilisent pas ou ne froissent pas votre interlocuteur.
Parfois, lorsque vous avez du temps (si l’ascenseur tombe en panne par exemple), il ne faut pas s’interdire d’entrer dans des discussions approfondies et constructives, tout en évitant, bien entendu, les avis trop tranchés et les sujets liés à la politique, la religion ou la sexualité…
