Nous le répétons souvent : les parties prenantes constituent un élément déterminant de vos projets ; il est donc nécessaire d’établir de bonnes relations avec elles. L’une d’entre elle est tout particulièrement importante puisqu’il s’agit de celle qui ira dans votre sens et qui défendra le projet jusqu’au bout : votre sponsor (ou commanditaire).
Malheureusement, il arrive fréquemment que les gestionnaires de projet aient du mal à établir une bonne relation de collaboration avec le sponsor. Leur formation, les ouvrages qu’ils lisent et les articles qu’ils parcourent sur Internet mettent rarement l’accent sur les compétences requises pour établir une telle relation. Aussi, il arrive que le commanditaire lui-même perçoive son rôle d’une autre façon que le responsable du projet.
A travers un article sur ProjectManagement.com, Laura Burford démontre qu’il n’y a pas de sponsor type et que c’est donc au chef de projet d’adapter son style de leadership, d’écouter attentivement avant d’agir, de sensibiliser et même d’éduquer son commanditaire. Le gestionnaire se doit de créer un véritable lien avec lui. Laura nous présente trois concepts de relations chef de projet / sponsor.
1. « Je ne suis pas une ressource, je suis un être humain » — Occupy Wall Street
Avant toute chose, il faut considérer le commanditaire comme une personne plutôt que comme une ressource affectée à un projet. Comme tout être humain, cette personne a besoin d’interactions. Commencez donc à établir une relation avec elle pour mieux la connaître professionnellement et personnellement.
Professionnellement, partagez les expériences réussies des projets passés pour mieux comprendre pourquoi les projets antérieurs ont fonctionnés. De la même façon, discutez des échecs du projet, des erreurs ou des décisions erronées. Écoutez attentivement le sponsor, faites preuve d’empathie et évaluez ses commentaires. Tirez-en ce qui est important pour votre sponsor, ainsi que ce qui le dérange. Déterminez ce qui, pour lui, permet de bâtir confiance et respect dans une relation mais aussi et ce qu’il faut éviter, afin de diminuer le risque de déception et de conflit. Du point de vue personnel, cherchez à comprendre ses intérêts et préoccupation en matière d’équilibre travail / vie privée. Cela vous aidera tout au long du projet.
Discutez ouvertement des forces, faiblesses, compétences et limites avec lui. N’hésitez pas à parler des situations où le soutien du sponsor peut être requis. Vous constaterez rapidement s’il est le type de commanditaire sur qui vous pouvez compter ou s’il sera difficile de travailler avec lui.
Enfin, sachez faire preuve d’intelligence émotionnelle : c’est un être humain, il ressent les émotions et les sentiments, mettez-vous à sa place. Si votre équipe et vous-même avez besoin de son soutien et de sa confiance, votre sponsor a besoin de VOTRE soutien et de VOTRE confiance. L’objectif de cette relation est de développer la confiance des uns envers les autres.
2. « Les personnes ayant des objectifs réussissent parce qu’elles savent où elles vont » — Earl Nightingale
L’un des premiers tests de votre relation avec votre sponsor consiste à comprendre la vision du projet. Souvent, cette vision n’est pas suffisamment documentée, ce qui rend difficile, voire impossible, pour le chef de projet de déterminer clairement une approche et de former la bonne équipe pour réaliser le projet.
Il incombe alors au chef de projet d’obtenir une vision claire des éléments du projet. Posez des questions ouvertes à votre sponsor, telles que « parlez-moi du projet… », « comment le projet est-il lié à la vision stratégique de l’organisation ? » et « quel est l’objectif du projet ? ». Écoutez attentivement et faites preuve d’empathie. Continuez à sonder et à découvrir ce qui se cache derrière les non-dits jusqu’à ce que la vision et le but soient compris.
Ensuite, il est nécessaire de déterminer comment le sponsor et le responsable du projet vont interagir ensemble. Plus les attentes des uns et des autres sont claires, bien comprises et définies, plus les chances de succès sont grandes ; et moins les chances de conflit sont importantes.
Ainsi, avant le début du projet, prenez l’initiative de définir les « règles de base » de votre relation avec votre sponsor. Commencez à définir ces règles de base (par rapport à la vision commune du projet) puis faites preuve d’ouverture au changement et écoutez les idées du commanditaire. Discutez des options plus « originales » qui pourraient être sources de conflits puis trouvez des compromis sur lesquels vous pourriez vous entendre. Discutez de la manière dont votre sponsor et vous-même pourriez vous appuyer sur les forces de l’autre et surmonter les faiblesses de chacun, ensemble.
Deux règles de base sont souvent oubliées dans une relation sponsor / chef de projet, elles sont pourtant essentielles pour la bonne réalisation de tout projet :
- Les problèmes : Les projets étant risqués et évoluant dans des contextes de plus en plus incertains, les erreurs et les problèmes sont inévitables. Plus la relation sponsor / chef de projet est bonne, plus il est facile d’aller au-delà de l’erreur ou du problème. Ils ne cherchent pas à identifier qui a fait une erreur : ils discutent ouvertement des erreurs, en tirent des leçons et avancent.
- Feedback : Le feedback va souvent dans un sens : du commanditaire au responsable de projet. Cependant, plus la relation sponsor / gestionnaire de projet est bonne, mieux les deux fonctionnent en équipe et acceptent les opinions l’un de l’autre car ils se font confiance et se respectent. Ils se rendent compte que les retours, qu’ils soient positifs ou négatifs, améliorent les chances de réussite du projet. Donc, en tant que chef de projet, n’hésitez pas à donner du feedback à votre commanditaire.
3. « Je crois que la communication est le meilleur moyen de créer des relations solides. » — Jada Pinkett Smith
Les responsables de projet savent qu’ils doivent tenir le sponsor informé en fournissant un rapport, en communiquant les bonnes comme les mauvaises nouvelles ; et admettre les erreurs en proposant des solutions. Les chefs de projet apprennent également à communiquer dès que le rôle de gestionnaire leur est attribué. A l’aide d’un plan de gestion, ils identifient les besoins en communication des différentes parties prenantes. Il est impératif de faire l’exercice en intégrant le sponsor du projet comme une partie prenante spécifique. Plus la communication avec le sponsor sera bonne, meilleure sera la relation.
À ce sujet, commencez par lui poser des questions traditionnelles pour déterminer son besoin en communications : « Quoi ? », « Quand ? », « Pourquoi ? » et « Comment ? », mais aussi « Quels risques devez-vous connaître tout de suite ? », « Quand devez-vous recevoir des rapports de situation ? ». Tenez compte des comités auxquels participe votre commanditaire, de son rôle au sein de l’organisation, de sa maturité en matière de gestion de projet, des besoins en communication et de ses préférences.
Enfin, demandez à votre sponsor des commentaires et suggestions sur votre approche de la communication, notamment en lui demandant s’il y a trop ou trop peu de communications. Trop de communications est aussi mauvais que trop peu, car il peut y avoir trop de « bruit », ce qui entraîne la perte du message. Si la méthode de communication ne fonctionne pas, changez-la jusqu’à ce que cela fonctionne. L’objectif est de développer un canal de communication ouvert avec un allié et de construire une relation solide.
Conclusion
Construire une relation forte sponsor / chef de projet prend du temps, des efforts et des compétences. Les chefs de projet expérimentés se rendent compte qu’ils doivent prendre l’initiative d’établir cette relation car de nombreux sponsors ne savent pas exactement quels sont leur rôle et leurs responsabilités.
Il n’y a pas de sponsor « type », chacun est différent. Il est donc probable que vous ne trouverez pas la bonne façon de vous y prendre du premier coup. Mais, au fur et à mesure, vous construirez une relation de confiance en sachant bien comment interagir et communiquer avec votre sponsor. Vous devez rester ouvert et adapter votre style de leadership, écouter attentivement avant d’agir, faire preuve d’empathie et de pédagogie. Le point de départ le plus important, cependant, est la reconnaissance du fait que le sponsor est un être humain, comme vous, et pas seulement une ressource humaine.
