Le partage des connaissances au sein de l’équipe projet est important, sinon essentiel. Il n’est pas rare de voir des personnes être attribuées à d’autres activités pendant le projet ou, parfois, simplement quitter l’équipe pour une opportunité différente. Cela peut poser un problème pour le transfert et la capitalisation des connaissances. L’expertise des membres n’est pas documentée et la connaissance des environnements techniques et organisationnels est bien souvent le fruit de l’expérience de chacun. Pourtant, lorsqu’un consultant externe rejoint l’équipe, il a besoin de s’approprier le contexte et acquérir des connaissances relatives au projet. C’est ici qu’intervient la notion d’apprentissage social.
L’apprentissage social, qu’est-ce que c’est ?
Dans un article sur ProjectManagement.com intitulé « How to Create Social Learning Moments on Your Team« , Elizabeth Harrin nous donne quelques indications au sujet de l’apprentissage social. Elle explique notamment que l’apprentissage social est l’idée que le comportement peut être influencé par l’observation et l’imitation des autres. En d’autres termes, nous apprenons par ce que nous voyons autour de nous.
Pour faire simple, vous pouvez apprendre de nouvelles choses simplement en observant les autres. Inutile de suivre une formation académique pour adopter l’apprentissage social : on s’aperçoit rapidement des choses qui fonctionnent (et que l’on conserve) et celles qui n’apportent pas le résultat escompté (on s’adapte). C’est exactement ce que font les enfants pour se développer : ils observent ce qu’il se passe autour d’eux et reproduisent sans même y penser les mouvements, les mots, les grimaces, etc.
Pour Elizabeth, utiliser l’apprentissage social est une excellente façon de renforcer les compétences de son équipe projet sans nécessairement consommer un budget dédié à la formation, alors pourquoi s’en priver ? Aussi, les avantages que procure ce type d’apprentissage sont nombreux : acquisition de nouvelles compétences, appréciation grandissante pour le travail en cours (le projet), amélioration des relations avec les autres, réduction du turn-over, etc.
Reste maintenant à définir les moyens pour parvenir à faire de l’apprentissage social avec ses équipes. Voici trois propositions issues de l’article d’Elizabeth et que j’ai pu eu l’occasion d’expérimenter moi-même.
1. Lunch & learn : des pauses repas constructives
Vous passez vos pauses méridienne dans une cantine fade et terminez votre repas en vingt minutes ? Il est peut-être temps de passer au format « lunch & learn« . Profitez de la pause de midi pour mettre en place un rituel, une fois par semaine ou une fois par mois par exemple, où chacun des membres de l’équipe projet se réunit dans une salle sur ce créneau. Idéalement, chacun a préparé sa lunch box.
L’objectif est de prendre 45 minutes pour effectuer un partage de connaissances. Ce peut être un retour d’expérience sur un projet passé, sur un outil spécifique utilisé durant le projet, ou tout autre sujet susceptible d’intéresser les autres. Il n’est pas utile de préparer une présentation, ce type de « lunch & learn » peut rester informel. Dans la mesure du possible, faites-en sorte que le présentateur soit différent à chacune des sessions.
De mon côté, je l’avais mis en place avec des gestionnaires juniors qui souhaitaient monter en compétence sur les fondamentaux de la Gestion de Projet. Nous réalisions l’exercice une fois toutes les deux semaines sur le créneau de midi, dans une salle de réunion. Avec la crise sanitaire et le développement des équipes distantes, il était également possible d’organiser des réunions Teams, Zoom ou via tout autre outil permettant le partage d’écran…
2. Un système de parrainage
Une partie des nouveaux arrivants, que ce soit dans les entreprises de manière générale ou dans les projets, ne reste pas plus d’un an. Il est donc essentiel d’accompagner les nouvelles recrues de la meilleure manière. L’une des options est la mise en place d’un système de parrainage : un binôme est constitué avec un nouvel arrivant et un membre déjà bien implanté dans l’équipe. Il s’agit d’une relation temporaire et privilégiée entre deux membres qui permettra de tout de suite mettre à l’aise le nouvel arrivant et de l’accompagner pour trouver les documents organisationnels, identifier les bons contacts, prendre des bonnes habitudes, etc.
Je l’ai mis en place dans le service où j’interviens encore aujourd’hui et ce fut un succès. Chaque nouvel arrivant se voit accompagné dès le premier jour par un parrain (ou une marraine). Cette personne est là pour lui présenter l’entreprise, les processus, les mœurs mais aussi les personnes et répondre à ses questions.
3. Retour sur le terrain
Un dernier exemple consiste, pour un chef de projet ou un chef d’entreprise, à prendre la place de ses collaborateurs pour un temps défini. Avez-vous déjà regardé l’émission « Patron Incognito » diffusée sur M6 ? L’objectif est simple : pendant cinq jours, un chef d’entreprise change de nom et se métamorphose pour pendre, en tout confidentialité, la place d’un employé au sein de son réseau et découvrir les réalités du terrain.
Vous n’avez pas besoin d’être le PDG de votre entreprise pour appliquer cette méthode. L’intérêt est avant tout de vous souvenir pourquoi vous faites le projet et observer la manière dont votre équipe interagit avec les autres personnes de l’organisation. Vous vous mettez dans la peau d’un stagiaire.
Sans aller jusqu’à se faire passer pour quelqu’un d’autre, il peut être intéressant de passer du temps avec l’utilisateur ou encore le client du projet. Cela permet d’identifier rapidement les besoins et contraintes des personnes auquel votre projet tente de répondre.
Conclusion
Prenez le temps d’observer votre équipe projet et de mettre en place des moments d’échange et d’apprentissage. A long termes, ils seront bénéfiques et permettront à chacun de progresser dans un domaine qu’il ne connait pas nécessairement bien. Utilisez la technique qui se prête le mieux à votre organisation ou à votre style de gestion, vous pouvez même en utiliser plusieurs. L’essentiel est que chacun acquiert une expérience enrichissante et y trouve son intérêt. Cela aidera vos collaborateurs et donnera un coup de boost à votre projet.
