Parmi les chefs de projets qui lisent cet article, plusieurs interviennent surement en qualité de gestionnaires internes : ils opèrent au sein de la société qui les emploie, avec une équipe projet composée de collègues à eux. D’autres, en revanche, sont des consultants. Ils sont employés par une entreprise ou sont à leur propre compte et vendent une prestation en gestion de projet à un client donné. Par ailleurs, l’équipe projet peut être composée uniquement d’internes (des salariés de l’entreprise cliente), uniquement de consultants (de la même entreprise que le chef de projet, ou non), ou d’un mixte de salariés internes et de consultants. La prestation, quant à elle, peut être réalisée au forfait (dans des cas bien précis) ou en régie, mais cela n’est pas l’objet de cet article. Nous nous intéressons aujourd’hui aux consultants chefs de projets.
Lorsqu’un chef de projet est un consultant, il doit faire face à différentes problématiques. Dans un article publié sur ProjectManagement.com, Andy Jordan a déterminé quelques-unes des difficultés principales et propose des pistes pour s’en sortir avec son premier projet en tant que consultant.
De nouvelles difficultés
De nombreux consultants intervenaient autrefois en qualité de chef de projet interne (travaillant pour l’organisation qui les employait) et ont pris l’habitude, par exemple, de maîtriser parfaitement le contexte de l’entreprise, les parties prenantes, ou encore les risques liées à l’organisation.
Malheureusement, en tant que consultant, vous intervenez dans un nouvel environnement ou toutes ces informations ne sont pas connues. Le recueil des exigences, les besoins en communication, les relations avec la direction seront probablement plus longs à déterminer et plus compliqués à gérer. Il vous faudra parfois recadrer le périmètre, vous assurer que les attentes du client soient réalistes tout en ayant à cœur de ne pas le décevoir.
Aussi, vous n’accéderez pas aussi facilement aux informations que lorsque vous pilotez un projet interne. Vous apprendrez à travailler avec les (nombreux ?) processus et à trouver les bons contacts pour faire avancer vos projets. De bonnes compétences en communication constituent un atout pour gérer des projets dans un tel environnement, mais elles ne suffiront pas. Vous devrez également faire preuve de diplomatie (interpréter l’information des ingénieurs d’affaires sans contredire le client), de conscience professionnelle (comprendre la position du client et être capable de répondre aux questions qui ne sont pas directement liées à votre position), et de confiance personnelle (faire du bon travail, mais surtout être vu en train de faire du bon travail !).
Bien souvent (et malheureusement), les consultants chefs de projets sont « surveillés » par le client et doivent être prêts à justifier chacune de leurs décisions et ce, sans jamais montrer quelque signe de frustration ou de contrariété que ce soit.
Les clés du succès
Maintenant que nous avons passé les difficultés en revue, quelles sont les clés du succès ? Eh bien en dehors des activités propres à tout projet que vous avez peut-être déjà abordées dans des projets internes, il vous faut aussi :
- Discuter avec l’ingénieur d’affaires / commercial ou équivalent qui a déjà travaillé avec le client. Cela vous aidera non seulement à comprendre ce que celui-ci a vendu, mais également à identifier les personnes clés dans l’organisation, quelle est leur relation avec votre client, etc. Profitez-en pour essayer de déterminer les priorités de votre interlocuteur, les raisons pour lesquelles il a lancé le projet, pourquoi vous avez été choisi plutôt qu’un autre, etc.
- Comprendre l’historique de votre société avec ce client. Quels sont les projets passés que votre entreprise a réalisé pour ce client ? Est-ce le premier ? Quelles ont été les principales préoccupations du client par le passé ? Dans la mesure du possible, prenez contact avec des chefs de projets qui ont déjà travaillés avec lui.
- Comprendre les processus d’escalade. Lorsqu’il existe un contrat entre votre société et un client externe, il y a généralement un processus formel de résolution de problème qui identifie clairement les personnes impliquées à la fois dans votre organisation et dans celle du client. Connaitre ces personnes vous sera utile en cas de désaccord, s’il y a besoin d’escalader des points.
Conclusion
Bien qu’ils possèdent le même titre, les consultants chefs de projets ont souvent un rôle plus large que leurs homologues internes. Ils doivent coiffer simultanément des casquettes de coach, de gestionnaire des relations, de pédagogue, en plus de celle de chef de projet. Ils sont par ailleurs le visage du fournisseur auprès du client. Vous pouvez être un jeune chef de projet avec seulement quelques projets internes à votre actif ou un gestionnaire expérimenté, la gestion d’un projet en tant que consultant reste un véritable challenge et il vous faudra une certaine préparation pour relever le défi avec brio.
