Divers problèmes surviennent au sein de votre projet. Les experts qui lui sont affectés ne parviennent pas à vous donner une solution viable et vous commencez à vous inquiéter pour la livraison du projet, estimée trois mois plus tard… Vous décidez alors de vous pencher sur les techniques de résolution de problèmes et comprenez rapidement qu’il existe trois étapes à respecter pour la mettre en œuvre : analyser, créer, décider.
Nous allons aujourd’hui nous attarder à la deuxième phase (créer) et plus particulièrement aux séances de brainstorming.
Utiliser les objectifs
Les experts vous ont aidé à comprendre les tenants et les aboutissants liés au problème (peut-être ont-ils d’ailleurs utilisés le diagramme d’Ishikawa…) : vous en avez maintenant une bonne compréhension (analyse du problème). Il vous reste désormais à trouver les solution adéquates pour le résoudre. Votre mission est donc d’imaginer des solutions en allant au-delà des quelques options (souvent basiques) déjà imaginées (par les experts, individuellement, par exemple).
Une méthode efficace consiste à identifier les objectifs à atteindre et d’utiliser les techniques de brainstorming (remue-méninge) pour obtenir un maximum de solutions. A partir de ces solutions, il est alors possible de résoudre le problème.
La recette du brainstorming
1. Lister les objectifs à atteindre : posez le périmètre afin d’obtenir les options les plus objectives possibles
2. Proposer une séance de brainstorming : rassemblez trois à dix personnes pendant 5 à 30 minutes et annoncez les règles (voir plus bas : les bonnes pratiques de la séance de brainstorming).
3. Intégrer les idées issues du brainstorming : sélectionnez celles qui vous paraissent possible et transformez les idées les plus originales pour qu’elles soient réalisables.
4. Créer des solutions : à partir des idées retenues, identifiez des solutions qui permettent de résoudre le problème et faites en sortes qu’elles soient comparables afin de pouvoir les évaluer à l’aide d’une évaluation comparative. Vous pouvez également définir une catégorie (basée sur la priorité par exemple) pour chacune des idées qui semblent convenir.
Les bonnes pratiques de la séance de brainstorming
Pour qu’une séance de brainstorming soit efficace, il est nécessaire de respecter trois éléments :
- Identifier un animateur et un ou deux scripts (parfois la même personne).
- Rappeler les règles : toutes les idées données sont inscrites et visible pour tous les participants, on ne cherche pas à justifier une idée, on ne critique pas, on ne coupe pas la parole.
- Créer des liens entre les idées évoquées.
L’animateur doit être suffisamment directif du début à la fin de la séance afin que chacun respecte les règles. Il doit également s’assurer que l’exercice ne dévie pas et que tout le monde reste concentré sur les objectifs à atteindre.
Après le brainstorming
Vous avez terminé votre séance de brainstorming avec les différents experts du projet et vous êtes satisfait des idées qui en sont ressorties. Il vous reste à mettre au propre les résultats qui semblent les plus adaptés à la résolution du problème, proposer différentes options de solutions et les comparer pour en sélectionner un échantillon restreint et informer les participants à votre séance de la suite des opérations, qui s’est déroulée grâce à leur participation.
