Vous venez de prendre la direction d’un projet constitué de membres répartis dans des zones géographiques différentes. Vous êtes basé à Lyon, votre leader technique à Clermont-Ferrand, le responsable de programme à Copenhague et votre sponsor à New-York. Plusieurs intervenants occasionnels sont situés à Mumbai, en Inde. Par ailleurs, les locaux n’étant pas adaptés au nombre d’employés et de consultants, il est demandé à votre équipe de travailler depuis chez elle la moitié de la semaine. C’est la situation que j’ai vécu il y a quelques années.
Le monde du travail a évolué depuis plusieurs années et les entreprises s’adaptent. Pour cela, ils doivent toutefois tenir compte d’un certain nombre de paramètres tels que les différences de culture, de langues ou encore la diversité des outils utilisés pour communiquer. Sur Entrepreneur.com, Albizu Garcia nous confie quatre conseils de communication pour la gestion d’une équipe distribuée.
Utilisez des outils de communication robustes et adaptés
Avant toute chose, il est extrêmement important d’avoir des plateformes technologiques solides permettant d’effectuer des communications de qualité entre les différents intervenants. Que ce soit les outils permettant de réaliser des conférences (Teams, Webex, Zoom, etc.) ou encore les outils collaboratifs (Slack, Google Documents, Trello, etc.), ils doivent convenir aux environnements de travail de toutes les personnes concernées.
Ainsi, vous obtiendrez des résultats en termes de communication réactive, de productivité accrue et de renforcement de l’esprit d’équipe, quel que soit l’emplacement des collaborateurs du projet.
Adoptez un langage commun
Les équipes étant dispersées sur plusieurs continents, il est important de déterminer une langue commune que tous les employés doivent parler. Il est bien entendu possible de parler plusieurs langues et de s’adapter à la langue du destinataire du message (ce sera possible pour certain), mais vous rencontrerez rapidement des problèmes. Par exemple, si vous échangez en français avec votre collaborateur qui se trouve à Clermont-Ferrand et que vous avez besoin de transférer l’historique des courriels à votre sponsor aux États-Unis, il vous faudra effectuer la traduction des échanges. Il convient plutôt d’utiliser une unique langue au sein de l’équipe, au moins pour les échanges par courriels.
Bien souvent, les organisations internationales choisissent l’anglais. Elles s’assurent que chacun des collaborateurs qu’elles engagent parle couramment cette langue ou, tout du moins, la comprenne sans difficulté et l’utilise dans la majorité des échanges.
Soyez juste : utilisez des canaux de communication cohérents
Lorsqu’une partie de l’équipe est au bureau et que d’autres travaillent à distance, la communication doit rester homogène. Sinon, des décisions et des discussions importantes peuvent se produire sans la participation de toute l’équipe, ce qui entraîne parfois une confusion et un sentiment d’inégalité parmi les employés distants. Vous devez veiller à ce que tout le monde soit tenu au courant, ait le même niveau d’informations et participe de la même manière aux décisions.
Pour cela, vous pouvez simplement choisir d’utiliser des canaux de communication, tels que Slack ou Twist, qui documentent numériquement les discussions afin que tous les membres de l’équipe puissent accéder aux informations à tout moment et depuis n’importe où.
Nous ne le dirons jamais assez : il vaut mieux sur-communiquer que sous-communiquer pour que le fonctionnement de l’équipe soit optimal.
Développez la cohésion autour de votre projet
Même s’il n’existe pas encore de machine à café virtuelle où les collaborateurs pourraient se retrouver de manière plus informelle (bien que depuis le premier confinement dû à la crise sanitaire, de nombreux e-coffees aient été lancés), il est important de développer ce sentiment de cohésion et de communauté autour de votre projet.
Dans un premier temps, il est recommandé d’utiliser des outils permettant la visio conférence pour les réunions d’équipe. Cela permet à tous de se voir et de capter le langage non verbal qui renvoi bien plus d’informations qu’un simple échange de courriels ou une conversation téléphonique. Il est aussi conseillé de mettre en place des évènements (workshops, team buildings, etc.) une à deux fois par an pour regrouper l’ensemble des collaborateurs en un même endroit. Vous renforcerez ainsi la cohésion de votre équipe et le sentiment d’adhésion à la culture d’entreprise pour chacun.
Conclusion
Nous l’avons vu ensemble : la gestion d’une équipe distribuée représente ses propres défis. Toutefois, vous pouvez créer un environnement de travail tout aussi productif qu’une équipe traditionnelle. En outre, la mise en place d’une équipe distante d’employés talentueux résidant dans différentes régions du monde confère aux projets un avantage concurrentiel en raison des nombreuses opportunités et de la flexibilité d’un tel dispositif.
