Vous souvenez-vous la première fois que vous êtes entré dans une salle de réunion et que vous avez vu un mur rempli de post-its, répartis dans trois colonnes nommés « not started », « in progress » et « completed » ? Eh bien pour ma part, ça m’avait surpris mais les noms inscrits en en-tête m’ont tout de suite parlés et j’ai rapidement adhéré au concept. Il s’agit d’un tableau Kanban dont le but principal est de déplacer les post-its des colonnes les plus à gauches aux colonnes les plus à droite ; mais c’est aussi un peu plus que ça.
Andy Jordan a publié un article traitant du sujet sur le site ProjectManagement.com. En voici les idées principales, avec mes propres retours d’expérience…
Simple et puissant
La puissance des tableaux Kanban réside avant tout dans la simplicité de leur structure. Trois colonnes et des post-its répartis dans chacune de ces colonnes : c’est tout. En un coup d’œil, chacun peut savoir exactement où en est le projet, la quantité de travail déjà effectuée, ce qui est en cours et ce qu’il reste à faire. Avec une conception aussi simple que celle-ci, il est facile d’intégrer le tableau Kanban dans une application web afin de partager le contenu avec des équipes distribuées par exemple, ou encore pour intégrer le tableau à des outils existants et utilisés pour la gestion de projets, de portefeuilles, etc.
Un outil utile pour l’équipe projet
Il y a quelques années, je me suis retrouvé à piloter un projet particulièrement complexe. L’équipe projet avait beaucoup de mal à communiquer. Malgré tous mes efforts, il restait très difficile d’obtenir l’avancement du projet. Peut-être qu’en installant un tableau Kanban dans la salle, il aurait été plus ludique de déplacer les post-its et ainsi d’obtenir les informations dont j’avais besoin pour le suivi des activités du projet… Aussi, les tâches ont tendance à se faire beaucoup plus rapidement lorsque l’on matérialise le travail à faire sur un mur. Les équipes sont motivées pour faire avancer les post-its dans les colonnes les plus à droite.
Éviter les pièges du tableau Kanban
Avec un projet Waterfall, vous matérialisez des contraintes de séquencement, par exemple, avec l’aide de caractéristiques de types prédécesseurs et successeurs. La simplicité des tableaux Kanban ne permet pas d’intégrer ces notions. En revanche, vous pouvez contourner ce problème en appliquant une règle simple telle que : on ne peut pas avoir plus de quatre items « en cours » en même temps. Ainsi, lorsqu’une personne de votre équipe souhaite avancer sur le projet et que quatre items sont déjà présents dans la colonne centrale, il viendra contribuer à l’un des post-its déjà situé dans la partie « en cours » du tableau.
Parfois, vos projets font intervenir plusieurs corps de métiers différents. Une équipe « ingénierie » ne pourra pas réaliser des activités pour le service commercial par exemple. Vous pourriez créer un tableau Kanban pour chaque corps de métier mais vous rajoutez de la complexité pour votre suivi. Au lieu de cela, divisez votre colonne « en cours » en deux avec une partie « ingénierie » et une partie « commerciale », chaque colonne ayant sa propre limite du nombre d’items à conserver en simultané.
Éviter les pièges du tableau Kanban
Avec un projet Waterfall, vous matérialisez des contraintes de séquencement, par exemple, avec l’aide de caractéristiques de types prédécesseurs et successeurs. La simplicité des tableaux Kanban ne permet pas d’intégrer ces notions. En revanche, vous pouvez contourner ce problème en appliquant une règle simple telle que : on ne peut pas avoir plus de quatre items « en cours » en même temps. Ainsi, lorsqu’une personne de votre équipe souhaite avancer sur le projet et que quatre items sont déjà présents dans la colonne centrale, il viendra contribuer à l’un des post-its déjà situé dans la partie « en cours » du tableau.
Il y a peu de temps, je l’ai mise en place et limité le nombre d’items « en cours » à trois pour éviter de trop se disperser.
Conclusion
En bref, il s’agit d’un outil permettant de rendre votre quotidien un peu plus simple. Il vous permettra d’obtenir les informations escomptées avec originalité (en tout cas si l’organisation dans laquelle vous intervenez a l’habitude de travailler avec des outils Excel), plutôt que des contraintes supplémentaires pour votre équipe projet.
