De par sa nature temporaire, chaque projet est voué à se terminer un jour. La clôture est le dernier état dans lequel il se trouve avant d’être fermé définitivement.
Concrètement, cette dernière phase permet de formaliser que tous les processus ont été exécutés, l’ensemble des livrables transmis et de valider que toutes les parties prenantes sont d’accord pour considérer le projet comme terminé.
Quel intérêt ?
L’intérêt de clore un projet en bonne et due forme est avant tout de :
- communiquer la fin du projet,
- évaluer et tirer des enseignements des actions passées pour s’améliorer,
- capitaliser les erreurs à éviter ainsi que les bonnes pratiques à reconduire pour d’autres projets.
C’est également une opportunité pour reconnaitre les efforts de chacun et de valoriser le travail accompli (facteur de motivation des équipes).
Les documents fournis durant cette phase (leçons apprises, retours d’expériences, documents de clôtures, etc.) permettront de matérialiser la clôture du projet et ainsi d’aider la transition vers d’autres projets. Enfin, les enseignements correspondants alimenteront les éléments d’entrée des projets futurs.
Rares sont les projets qui se déroulent selon le plan annoncé et sans accroc. Il s’agit ainsi de mettre en œuvre des actions qui permettront de ne pas renouveler les erreurs passées dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue.
Comment faire ?
Plusieurs actions sont nécessaires à la phase de clôture. Celles-ci se préparent en amont, dès la phase d’exécution du projet.
Organiser une réunion de clôture avec l’ensemble des parties prenantes clés permet de :
- confirmer l’acceptation des livrables,
- évaluer la satisfaction client,
- s’assurer de la bonne prise en compte de leurs attentes,
- vérifier le transfert des connaissances et compétences acquises (conduite du changement).
Cette réunion de clôture est l’occasion d’enregistrer les impressions de chacun, le retour d’expérience et les résultats du projet qui servira de support aux partage d’expérience.
Enfin, cette réunion est également l’occasion de célébrer la réussite ! En effet, « vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une dernière bonne impression ». Il s’agit alors de remercier et féliciter les différents contributeurs du projet. C’est un facteur de motivation non négligeable qui permettra de faciliter la transition des collaborateurs à une nouvelle affectation (conduite du changement).
Côté administratif, l’ensemble de la documentation projet est archivé avec les actifs organisationnels de l’entreprise. Le document de synthèse – retour d’expérience – établi à l’issue de la réunion de clôture est rédigé par l’équipe projet. Il récapitule les caractéristiques du projet, les écarts entre les résultats attendus et obtenus, les leçons apprises, les erreurs à éviter, les bonnes pratiques, l’analyse du résultat final et l’évaluation de la satisfaction client.
Pour aller plus loin
PMI. Dans la version 6 du PMBoK, le PMI traite de la clôture du projet dans l’activité 4.7 : « Clore le projet ou la phase ».
ITIL. Pour faire le parallèle avec ITIL, cette étape permet de valider la transition entre le BUILD et le RUN.
Conclusion
Souvent oubliée, considérée – à tort – comme une phase administrative ennuyeuse, la clôture est essentielle pour la communication, la conduite du changement et l’amélioration continue au sein des équipes projets et de l’organisation toute entière. En conclusion, le chef de projet doit se tourner vers l’avenir en s’appuyant sur l’expérience des projets conduits. « Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va. » (Lettres à Lucilius, LXXI de Senèque)
