Il est important d’avoir une longueur d’avance dans un monde où tout change rapidement. Les gouvernements modifient leurs réglementations pour s’adapter, les nouvelles technologies viennent apporter une nouvelle complexité à l’environnement interne ou externe des entreprises, et parfois même les changements stratégiques sont fréquents au sein des organisations. S’il est essentiel pour les entreprises d’être proactives sur ces sujets, de manière à avoir une longueur d’avance sur le paysage micro et macro-économique, il l’est tout autant pour les gestionnaires afin de garantir toutes les chances de succès de leurs projets.
L’analyse SWOT pour mieux connaître l’environnement de son projet
Une analyse SWOT permet d’identifier les forces et les faiblesses de son organisation ainsi que les opportunités et les menaces auxquelles elle est confrontée. Elle peut tout aussi bien s’appliquer aux projets. Il convient alors d’établir l’objectif du projet et d’identifier les facteurs internes et externes favorables et défavorables à la réalisation de cet objectif. Les forces et les faiblesses proviennent généralement de l’organisation elle-même, les opportunités et les menaces sont créés par des facteurs externes.
Une matrice SWOT est organisée à l’aide d’une grille et résume :
- Les forces : les attributs de l’organisation favorables à l’objectif du projet,
- Les faiblesses : les attributs de l’organisation qui empêchent la réalisation du projet,
- Les opportunités : les conditions externes qui permettent d’atteindre l’objectif du projet,
- Les menaces : les conditions externes qui sont susceptibles de nuire au projet.
Le contenu de la matrice
Parmi les forces d’un projet, on retrouve notamment la disponibilité des ressources, la réputation du sponsor, les systèmes et processus rodés, les capacités de l’équipe projet, etc. Les faiblesses peuvent être liées au manque de budget pour le projet, à des projets connexes à risques, à un planning trop agressif, ou encore à un manque d’expertise de l’équipe, par exemple.
Les opportunités pour un projet sont, entre autres, une forte demande sur le marché, des changements dans le comportement utilisateurs, des marchés émergeant, etc. Enfin, les menaces sont souvent liées aux restrictions budgétaires de l’entreprise, à un secteur d’activité hautement concurrentiel, à des décisions politiques, etc.
Les questions qu’il convient de se poser sont les suivantes :
- Comment utiliser nos forces ?
- Comment traiter chacune de nos faiblesses ?
- Comment exploiter chaque opportunité ?
- Comment nous protéger contre chacune des menaces ?
Une mise en œuvre pas si évidente
Si l’objectif de l’analyse SWOT est clairement identifié, il n’est pas toujours simple à mettre en œuvre. En effet, bien souvent les sessions d’échange avec les parties prenantes tendent à s’écarter du sujet. Pour cette raison, il est important de créer préalablement un ensemble de questions qui permettront de guider la séance tout en laissant libre court à l’imagination des participants. Lorsque les discussions commencent à diverger, le chef de projet peut rapidement revenir au sujet initial.
Une autre possibilité est d’établir une matrice SWOT sous forme de brouillon qui sera présentée et éventuellement enrichit au cours de la séance. Les idées intégrées seront l’occasion, pour le gestionnaire de projet, de clarifier les choses avec les participants. Voici une liste de questions qu’il pourrait être judicieux de se poser pour remplir la matrice :
- Le budget alloué est-il suffisant pour le projet ?
- Le gestionnaire du projet a-t-il déjà mené des projets similaires ?
- Le planning proposé/imposé est-il réaliste ?
- Toutes les personnes requises pour l’équipe projet sont-elles disponibles au sein de l’organisation ?
- Les membres de l’équipe sont-ils difficiles à remplacer ?
- L’évolution des tendances pourrait-elle affecter le projet ?
- Existe-t-il de nouvelles technologies que l’organisation devrait connaître/utiliser pour le projet ? Ont-elles déjà été testées ?
La liste est loin d’être exhaustive, elle permet simplement de donner une idée du type de questions permettant de réaliser une analyse SWOT.
L’analyse SWOT peut être réalisée durant la phase de démarrage ou pendant l’exécution du projet. Dans le premier cas, les membres clés identifient toutes les activités nécessaires et les risques potentiels pour chaque étape du projet. Dans le second, l’objectif principal consiste à réévaluer les risques, le planning et le budget.
Quelqu’en soit la finalité, l’exercice de réaliser une matrice SWOT est toujours intéressant. Récemment, je l’ai utilisé en amont de l’amélioration d’un processus chez un client. Cela a notamment mis en exergue les forces et les faiblesses du processus existant, mais la matrice a aussi permis un dialogue riche et constructif entre les différentes parties prenantes autour de la table.
