Et si des changements mineurs de votre quotidien vous permettaient d’être beaucoup plus efficace ? Nous nous intéressons aujourd’hui à une méthode née dans les années 50 et qui a permis au Japon de relancer son économie après la seconde guerre mondiale. Il s’agit de la méthode Kaizen, mise au point par Taiichi Ohno.
La méthode Kaizen en quelques mots
La méthode Kaizen est mise au point par Taiichi Ohno alors qu’il créé l’Ohnisme (ou Toyotisme tel qu’on le nomme par la suite en raison de son application chez Toyota). Cette organisation du travail est un perfectionnement du Taylorisme et du Fordisme qui visent l’amélioration plutôt que l’innovation.
Le mot japonais Kaizen se traduit littéralement par « changement positif » avec « Kai » qui signifie le « changement » et « zen » « meilleur ». Il ne s’agit pas véritablement d’une méthodologie mais plutôt d’un état d’esprit qui prône, lui aussi, l’amélioration par des changements minimes et progressifs plutôt que par des investissements conséquents et des changements radicaux.
La méthode Kaizen englobe notamment des notions telles que PDCA (Plan Do Check Act) ou encore TQM (Total Quality Management) et utilise des outils comme le diagramme en arêtes de poisson (ou diagramme d’Ishikawa).
Domaines d’application
Les domaines d’applications sont nombreux et variés. On peut notamment l’appliquer à son mode de vie (développement personnel des individus), à l’agriculture, l’artisanat, la construction, etc. Né au sein de la culture Japonaise, il semble naturel pour les gestionnaires nippons d’utiliser ce concept dans leur style de management.
Dans le secteur industriel par exemple, la méthode Kaizen est utilisée pour optimiser les processus de production.
Comment ça marche ?
Comme nous l’avons déjà expliqué, l’idée derrière le Kaizen est que de petites améliorations étalées dans le temps peuvent progressivement s’accumuler, ce qui mènera indéniablement à des résultats substantiels à long terme. Forcément, en opérant de cette manière dans le secteur de l’industrie automobile, par exemple, conduira à des avantages concurrentiels significatifs. Pour éviter de prendre de mauvaises habitudes, l’accent est mis davantage sur l’amélioration du processus que sur l’obtention de résultats. Avec le Kaizen, on se rend compte qu’il y a toujours moyen de s’améliorer et qu’il convient de rendre les processus toujours plus efficaces, sans jamais s’arrêter.
Si l’on devait parler de méthodologie, Kaizen pourrait ressembler à un processus rigoureux en six étapes :
- Identifier : il s’agit de comprendre l’état actuel du processus que l’on souhaite améliorer. Pour cela, il convient de le documenter rigoureusement, notamment à l’aide d’une image visuelle.
- Mesurer : on mesure la performance initiale du processus avec des donnés quantifiables qui prennent en compte les ressources dépensées, la valeur générée et, éventuellement, les avis des clients / utilisateurs.
- Comparer : les données collectées à la seconde étape doivent être comparées aux exigences du processus. Cela permettra d’identifier les domaines nécessitant une amélioration.
- Innover : maintenant que les problèmes sont identifiés, il s’agit de mettre en place des solutions capables de corriger les anomalies.
- Normaliser : les innovations permettant de corriger les problèmes doivent être intégrées dans le processus original.
- Répéter : on repart au point 1 avec une autre petite amélioration ce qui permet de rendre les améliorations incrémentales et progressives.
En gestion de projet…
En tant que gestionnaire de projet, vous vous devez de toujours être à l’affût des améliorations possibles, que ce soit dans la façon dont vous gérez vos propres projets ou de l’organisation dans laquelle vous intervenez. Apportez régulièrement des changements dans vos démarches avec une approche incrémentale pour obtenir, progressivement, des résultats immédiats plutôt que de tout faire en même temps. Il vous faut toutefois bien garder vos objectifs en ligne de mire et être patient car, même si cela peut prendre du temps, vous obtiendrez des résultats à la hauteur de vos efforts.
Et quand bien même vous avez atteint vos objectifs, n’ayez pas peur de chercher l’amélioration continue. Ayez toujours cette volonté d’améliorer ne serait-ce qu’un élément parmi vos pratiques, c’est de cette façon que vous deviendrez un gestionnaire de projet expérimenté.
