« Les meilleures choses qui arrivent dans le monde de l’entreprise ne sont pas le résultat du travail d’un seul homme. C’est le travail de toute une équipe. »
Steve Jobs
Ce sont les mots de Steve Jobs et c’est également vrai pour les projets. En effet, nous retrouvons différentes instances qui permettent de faire avancer les projets, de manières plus ou moins stratégiques et avec des acteurs différents. Cet article ne traite pas le sujet en profondeur, il donne des éléments fondamentaux sur les différentes instances que l’on peut rencontrer en Gestion de Projet.
Le Comité de Pilotage (COPIL), a pour objectifs de :
- Planifier les jalons clés du projet,
- Décider des orientations stratégiques à mener,
- Analyser les options proposées par le Chef de Projet,
- Arbitrer les décisions,
- Décider des modifications à apporter au projet,
- S’assurer de la bonne gestion financière du projet.
C’est une réunion périodique (généralement 1 / mois) qui rassemble le chef de projet, le commanditaire et, parfois, les responsables fonctionnels des services impliqués dans le projet. Le chef de projet ou le commanditaire peuvent animer cette réunion.
Le Comité Projet (COPRO/COPROJ) est constitué de réunions périodiques (idéalement 1 / semaine) avec pour objectif de :
- Réaliser un point sur l’avancement du projet,
- Prendre les décisions sur les actions à venir, notamment en évaluant les risques.
En cas d’escalade, on rapporte au COPIL. Cette instance rassemble le chef de projet (qui anime ces réunions), les membres de l’équipe projet et d’autres intervenants peuvent être invités ponctuellement (responsables fonctionnels, experts, etc.).
L’Atelier de travail (workshop, brainstorming) est une session ponctuelle déclenchée par l’identification d’une problématique spécifique et temporaire du projet. L’objectif poursuivi est d’apporter une solution à cette problématique. Chaque acteur concerné, même issu de services différents, peut-être convié. Ainsi, les acteurs possibles sont :
- Le chef de projet,
- Des experts,
- Des membres de l’équipe projet,
- Des utilisateurs finaux.
La réunion peut être pilotée par n’importe quel acteur, celui-ci devant être identifié au préalable par le chef de projet.
La réunion de lancement (kickoff meeting) est unique dans le projet. Les parties prenantes clés sont conviées. C’est l’occasion de :
- Rappeler la finalité du projet,
- S’assurer que chacun partage une vision commune,
- Annoncer les jalons de manières macroscopique,
- Diffuser le plan de communication,
- Présenter les risques identifiés.
Un tour de table peut être effectué.
La réunion de clôture (closure meeting) est également unique dans le projet et les parties prenantes clés sont aussi conviées (voir aussi mon article sur la clôture des projets). L’objectif est de marquer la fin du projet. Le chef de projet en profite pour :
- Remercier les acteurs du projet et reconnaitre le travail accompli,
- Assurer une transition formelle avec l’équipe RUN,
- Capitaliser sur le projet pour identifier les bonnes pratiques et les axes d’amélioration.
En deux mots…
- Le COPIL est l’instance de plus haut niveau (décisions sur les objectifs, arbitrage sur les ressources, soutient au chef de projet), généralement mensuelle ;
- Le COPRO concerne le Chef de Projet et son équipe (décisions opérationnelles sur la gestion du projet et la répartition du travail), généralement hebdomadaire ;
- L’atelier de travail concerne une partie de l’équipe et, parfois, des personnes externes à l’équipe avec l’objectif de résoudre une problématique temporaire, les ateliers sont réalisés en fonction des besoins et de manière ponctuelle.
- Les réunions de lancement et de clôture sont uniques et sont réalisées avec les parties prenantes clés.
