Notre temps n’est pas extensible : il y a 24 heures dans une journée, sept jours dans une semaine, 365 jours dans l’année… Bref, nous sommes sans arrêt en train de courir après le temps. Que ce soit au niveau personnel ou professionnel, nous sommes nombreux à chercher des méthodes efficaces pour libérer du temps dans nos journées. Aujourd’hui, je vais vous partager trois conseils que j’ai pu lire sur le site Lifehacker et expérimenter. Bien entendu, ils sont totalement applicables à la vie d’un gestionnaire de projet.
Planifiez votre journée en blocs d’heures
Tous les matins, lorsque vous arrivez au bureau, commencez par planifier les activités importantes que vous souhaitez réaliser dans la journée. Dressez la liste et estimez une durée pour terminer l’activité. Bien entendu, les imprévus existent et les choses peuvent changer dans la journée, mais cette planification vous permettra d’avoir un cadre pour ce que vous souhaitez faire et, si tout se passe bien, ressentir une certaine satisfaction en fin de journée. Avec cette méthode, vous évitez la procrastination puisque vous savez qu’il vous reste du travail à réaliser.
Personnellement, j’utilise des catégories-couleurs dans mon logiciel d’agenda (par défaut : « à faire », jaune : « non terminé », vert : « réalisé »). Cela permet d’ajouter une dimension visuelle à la méthodologie.
Dédiez du temps aux tâches administratives, mais pas trop
Les tâches administratives prennent du temps. La majorité de celles-ci ne prennent pas plus de 5 minutes, toutefois, si vous devez en réalisez une dizaine dans la journée, on dépasse rapidement la demi-heure de temps perdu par-ci et par-là, sans considérer le temps nécessaire à la transition entre les tâches… Ainsi, l’auteur de l’article initial propose de bloquer un créneau d’environ une heure chaque jour pour ces activités. Aussi, il ajoute un créneau le lundi pour tout ce qui n’a pas pu être traité durant la semaine précédente. Ce conseil vous permettra d’éviter de trop vous disperser à cause de ces activités et de gagner le temps (précieux) des transitions.
L’auteur réalise quelque chose de similaire avec sa boîte de courriels. Ce n’est pas toujours possible, pour nous autres chefs de projets, toutefois lorsque vous en avez la possibilité, il peut être judicieux de garder son logiciel de messagerie électronique fermé. Vous ne l’ouvrez ainsi que sur des créneaux de temps dédiés et cela vous évite d’être dérangé en plein milieu d’une activité. Vous traitez en masse l’ensemble des courriels puis refermez le logiciel.
Apprenez à dire non
En répondant « non » à la majorité des sollicitations que vous pouvez avoir dans la journée, vous gagnerez beaucoup de temps et serez bien plus productif. Comprenez bien mon propos : il ne s’agit pas ici de refuser toutes les demandes. Il y a des situations, tant personnelles que professionnelles, où dire non n’est pas une option : vous n’allez pas dire non lorsque votre responsable vous demande de réaliser une nouvelle activité, et vous n’allez pas non plus refuser lorsque vos enfants vous demandent de venir les voir jouer un match de football. Toutefois, lorsque vous en avez la possibilité, utilisez ce conseil.
Conclusion
Ces trois conseils ne révolutionneront peut-être pas votre vie, mais si vous les suivez tous les jours, je suis convaincu que votre productivité s’en trouvera améliorée !
