Durant la période de confinement liée au Corona Virus (COVID-19), des millions de personnes se sont retrouvées confrontées au télé travail. Bon nombre de gestionnaires de projets étaient concernés et si certains étaient familiarisés avec le procédé, d’autres ont du le découvrir dans des conditions peu confortables : activité familiale, gestion de la scolarité des enfants, télé travail du conjoint, etc.
Bien que, personnellement, je pratique le télé travail depuis le début ma carrière en gestion de projet, cette période a été particulièrement éprouvante. Je vous propose aujourd’hui un retour d’expérience afin de tirer des leçons sur cet événement contraint et identifier les opportunités que cela peut engendrer.
Des conseils pour travailler à la maison
Faites de votre bureau un endroit agréable pour travailler
Comme beaucoup, vous êtes surement en open space lorsque vous êtes au bureau. Votre entreprise utilise peut-être les 5C de l’organisation des espaces de travail (Clear out, Configure, Clean and check, Conformity, Custom and practice) du Lean ce qui vous oblige à laisser un bureau vide et propre chaque soir. Bref, les dessins de vos enfants, les citations inspirantes et autres documents personnels (ou professionnels) n’ont pas leur place. Eh bien profitez de la situation pour faire de votre bureau à la maison l’espace de travail que vous souhaiteriez avoir au sein de votre entreprise ! Personnellement, j’ai une balle de Baseball, un dessin de ma fille, et une Ford Mustang miniature sur mon bureau (bien que j’aime les espaces rangés). L’important, vous l’aurez compris, est de faire de cet espace de travail un endroit confortable où vous vous sentez bien ; car oui, vous risquez d’y passer du temps !
Vérifiez votre connexion Internet
Pour travailler à la maison, vos principaux outils sont : votre tête, votre ordinateur (ou tablette), et votre connexion Internet. Soyez donc disponible (charge mentale), conservez votre ordinateur en lieu sûr lorsqu’il n’est pas utilisé (le soir par exemple, afin que les enfants ne jouent pas avec ou ne le fassent pas tomber par inadvertance), et vérifiez que votre connexion Internet fonctionne correctement.
Pour ce dernier point, assurez-vous que votre connexion WI-FI est suffisamment performante dans chacune des pièces de la maison et, si possible, privilégiez les connexions filaires. Personnellement, j’ai une connexion filaire dans mon bureau, toutefois, j’ai été amené à changer de pièces régulièrement durant le confinement en raison du bruit des enfants, à certaines périodes de la journée : il est donc préférable de s’assurer en amont que la connexion WI-FI est suffisante dans des pièces alternatives, notamment lorsqu’il s’agit d’effectuer une télé conférence (Skype, Zoom, Microsoft Teams, etc.) gourmande en bande passante…
Bien entendu, si vous avez besoin de vous connecter au système d’information de votre entreprise, il vous faudra sans doute des codes d’accès, une liaison VPN et éventuellement un jeton de connexion (token).
Utilisez un casque plutôt que votre téléphone cellulaire
Si vous n’êtes pas habitué à passer du temps en conférences téléphoniques, il est possible que vous utilisiez régulièrement le téléphone portable pour vos appels professionnels. Si tel est le cas, n’hésitez pas à changer vos habitudes lorsque vous devez travailler depuis chez vous. Avec des écouteurs, vous éviterez de fatiguer votre cou et vos bras, d’avoir votre téléphone directement sur votre oreille et vous aurez la possibilité d’utiliser vos mains pour prendre des notes plus facilement par exemple. Mieux que des écouteurs, vous pouvez utiliser un casque avec micro intégré, ce qui devrait moins fatiguer vos oreilles.
Signalez à votre entourage que vous êtes occupé
Chez vous, vous n’êtes pas toujours seul, et c’est particulièrement vrai pendant les périodes (très exceptionnelles, certes) de confinement. Il peut être intéressant de placer un signe sur la porte de votre bureau afin de notifier votre entourage que vous êtes occupés et que vous ne devez pas être dérangé. Par exemple, vous pouvez placer une pancarte ou un signe sur la porte de votre bureau. L’idéal serait bien entendu d’avoir une lumière rouge au dessus de la porte et de l’allumer lorsque vous êtes en réunion (un peu comme pour les studios d’enregistrements ou les salles d’opérations), mais là, on passe au stade supérieur…
Illuminez votre visage !
Mettre sa caméra en route est important lorsque vous travaillez avec des équipes distribuées (ou équipes distantes), et ça l’est également durant de telles périodes, où le contact avec les collègues est extrêmement rare. Une bonne lumière sur votre visage permet à vos interlocuteurs de mieux voir vos expressions et tout le langage non verbal associé à votre discours. Toutefois, si l’image et la luminosité ne sont pas bonnes, vos collègues manqueront des informations et votre message risque de passer plus difficilement. Certains utilisent un anneau de lumière tel que celui-ci pour éclairer correctement leur visage.
Levez-vous et faites des exercices
Au bureau, vous allez régulièrement prendre un café avec vos collègues, n’est-ce pas ? Personnellement, j’ai l’habitude de sortir pour marcher sur la pause de midi. Cela me permet de couper la journée, de déconnecter un moment avant de reprendre mon activité professionnelle. Eh bien, je constate que j’ai moins tendance à bouger lorsque je travaille depuis chez moi. Il est important de trouver des raisons pour se lever et bouger, par exemple pour passer des appels depuis votre jardin (si vous avez la chance d’habiter en maison) ou depuis des pièces différentes. Vous pouvez tout aussi bien mettre en place un système pour positionner votre ordinateur en hauteur et ainsi travailler debout.
D’autres conseils pour organiser des réunions à distance
Du temps pour les « small talks »
Le « small-talk » peut être définit comme une simple forme de discours sans autre intérêt que celui de combler un silence. Il s’agit par exemple d’une conversation à propos du temps qu’il fait, des embouteillages du matin, etc. Être capable de faire ce genre de petites discussions vous bénéficiera, notamment sur le plan professionnel. Avec la pratique, vous pouvez devenir à l’aise de parler avec n’importe qui.
Lorsque tout le monde ne se connait pas au sein d’une même réunion, ou encore lorsque l’on réalise des réunions quotidiennes avec son équipe, il est de bon ton d’introduire les échanges avec des « small-talks ». Durant le confinement, j’ai eu le cas d’un atelier de travail à distance durant toute une matinée. Nous avons fait une pause de 15 minutes : les personnes revenues plus tôt ont parlées de Whiskies irlandais (deux des intervenants étaient basés à Dublin). Ça détend l’atmosphère et ça permet de tisser des liens autres que professionnels.
Les règles habituelles
En tant qu’organisateur, on retrouve les règles simples mises en pratique pour toute réunion, qu’elle soit en personne ou à distance. Il s’agit, par exemple :
- Inviter seulement des personnes qui ont un réel intérêt à participer à la réunion et qui sont capables de prendre les décisions en la matière ;
- Afficher clairement, dans l’invitation, l’ordre du jour avec l’ensemble des sujets qui seront abordés et l’objectif de la réunion ;
- Communiquer la date, l’heure, la durée et le canal utilisé (Microsoft Teams par exemple) de la réunion au sein de l’invitation ;
- Commencer et terminer la réunion à l’heure : les retardataires prennent leurs responsabilités et, si on ne les attend pas, ils s’efforceront de ne pas arriver en retard à la prochaine réunion ;
- Préparer des outils d’aide à la décision (Diagramme Cause-effet, QQOQCP, etc.) : ils peuvent favoriser les échanges et faire gagner un temps considérable ;
- Récapituler, en fin de réunion, de manière synthétique les points évoqués ;
- Envoyer un compte-rendu ou un relevé de décisions, court, synthétique, opérationnel dans les quarante-huit heures qui suivent la réunion.
Des réunions de cohésion
Il est important de prendre du temps pour faire des réunions de cohésion avec votre équipe projet. Vous pouvez leur donner rendez-vous un jour sur deux à 9h00 le matin pour prendre un « iCoffee » par exemple. Le concept est simple : tous les membres de l’équipe disponibles se connectent à la même heure et prennent leur café du matin, ensemble, via la caméra. C’est un peu comme une pause café standard avec des discussions de « machine à café » mais vous êtes devant votre écran. On peut aussi faire des « iApéro » si votre équipe est plutôt du soir :).
Et concrètement…
En bref, je reprendrais simplement les règles mises en place par le blog « Disciplined Agile » sur le site ProjectManagement.com :
Avant et à la connexion à la web conférence :
- habillez-vous comme si vous étiez au travail, parce que vous l’êtes ;
- connectez-vous à l’heure, en mode « mute » (muet) et avec la webcam activée ;
- annoncez-vous (seulement en petits groupe).
Durant la conférence :
- concentrez-vous sur ce qu’il se dit, soyez dans le moment présent ;
- présentez-vous lorsque vous parlez ;
- regardez la caméra lorsque vous parlez ;
- Parlez suffisant fort et lentement ;
- Repassez en « mute » après avoir parlé ;
- gardez en tête que les autres veulent aussi participer à l’échange ;
- soyez flexible.
Un peu de lecture et d’auto-formation
Ce paragraphe n’est pas destiné aux parents qui ont beaucoup à faire en dehors des horaires de travail… Toutefois, si vous en avez l’occasion, vous pouvez utiliser le temps des trajets habituels pour vous former ou pour attraper un livre dans votre pile des ouvrages de développement personnel et de méthodologies de projets.
LinkedIn Learning, par exemple, offre de nombreuses formations en français et en anglais.
Et la gestion des enfants ?
Vous avez des enfants à la maison et il n’est pas toujours simple de rester concentré et impassible durant vos réunions ? La période n’est pas idéale pour séparer la vie professionnelle et la vie de famille ; la bonne nouvelle, c’est que vous n’êtes pas le seul dans cette situation. Discutez de votre problématique avec votre employeur pour proposer une organisation adaptée et équilibrée pour réaliser ses objectifs dans le cadre de cet environnement particulier.L’une des possibilités pourrait être de travailler en horaires décalées ou encore d’organiser, avec votre conjoint (si cela est possible), des « shifts » permettant à l’un des parents de travailler pendant que l’autre s’occupe des enfants et vice-versa.
Aussi, n’hésitez pas à expliquer à vos enfants, s’ils sont assez grands, que vous travaillez et qu’il ne faut pas vous déranger lorsque la porte est fermée ou si vous avez un casque sur la tête… En outre, vous pouvez préciser que lorsque c’est nécessaire, vos enfants peuvent venir vous voir discrètement et vous solliciter.
En contrepartie, faites en sorte de garder des plages horaires dédiées à votre famille et particulièrement à vos enfants. Lorsque l’ordinateur est fermé, le soir et le weekend, il reste fermé. Travailler à la maison, c’est aussi prendre le risque de ne jamais déconnecter vraiment et ne plus trouver de temps pour sa vie privée…
Conclusion
L’expérience du télé travail en période de confinement n’a pas été simple à vivre. Pour autant, je m’estime chanceux d’avoir déjà l’habitude de le pratiquer et d’avoir mes repères, mes habitudes et mon équipement qui m’ont permis de faciliter cette transition. Pour moi, la plus grande difficulté a été de composer avec la gestion des enfants (4 et 2 ans) durant les périodes sur lesquelles ma compagne et moi-même étions tous les deux en télé travail. J’imagine que l’expérience a été beaucoup plus douloureuse pour ceux qui n’ont jamais pratiqué le télé travail auparavant…
