S’éloigner de ses appareils électroniques, et plus particulièrement de ses courriels, peut faire un bien considérable pendant les vacances, n’est-ce pas ? Toutefois, votre retour au travail peut se transformer en véritable cauchemar si votre boite de réception se retrouve inondée d’emails, voire totalement submergée (et donc avec plusieurs messages perdus si la boîte est pleine).
Par chance, il existe une solution pour vous permettre de partir en congés, et revenir travailler sereinement sans vous inquiéter de l’état de votre boîte emails : la méthode Inbox Zéro.
Qu’est-ce que la méthode Inbox Zero ?
La méthode Inbox Zero consiste à appliquer une action immédiate sur chacun des courriels reçus. Il peut s’agir de :
- Archiver / supprimer : le message ne nécessite aucune action de votre part ;
- Déléguer : transférer le message à la bonne personne lorsque la demande ne relève pas de vos compétences. Vous pouvez éventuellement ajouter l’activité à votre liste de tâches si le contenu nécessite d’être suivi ;
- Répondre immédiatement : lorsqu’une demande ne nécessite pas plus de quelques minutes pour être traitée, répondez directement courriel puis archivez-le ;
- Faire le travail si cela peut être réalisé maintenant ;
- Reporter à plus tard : dans le cas où vous n’avez pas suffisamment de temps pour traiter le message correctement, vous pouvez placer ce courriel dans un répertoire dédié auquel vous consacrerez du temps plus tard dans la journée (éventuellement sur votre créneau dédié). N’hésitez pas à transformer le message en activité dans votre agenda ou dans votre liste de tâches.
Comment se lancer dans cette méthode dès aujourd’hui ?
La méthode semble intéressante sur le papier, mais comment puis-je la mettre en pratique alors que j’ai actuellement 442 messages dans ma boîte de réception ? Jen Dziura nous propose une solution sur son site GetBullish.com.
Répertoire « à traiter »
Dans un premier temps, prenez les messages non lus reçus il y a plus d’un mois et déplacez les dans un répertoire appelé « à traiter ». Lorsque c’est fait, laissez-les de côté. Vous y reviendrez peut-être plus tard si vous avez du temps à leur consacrer…
Désabonnements
Votre boîte de réception contient désormais uniquement les messages du mois écoulé. Identifiez rapidement les spams et listes de diffusions. Désinscrivez-vous au maximum des listes de diffusions, créez des règles pour celles que vous ne souhaitez pas lire immédiatement dès leur réception et faites-en sortes que les spams n’apparaissent plus dans ce répertoire mais bien dans le dossier « spam », s’il n’est pas possible de se désabonner.
Gestion des messages de vos collègues, ou de votre responsable
L’un de vos collègues, un responsable ou encore un client vous a envoyé plusieurs messages qui vous semblent importants ? Parcourez-les rapidement, prenez des notes sur les thèmes clés et déclenchez une réunion avec eux afin de rattraper le retard. Ensuite, archivez leurs emails.
Établir une liste des tâches restantes
« Pour la plupart des gens, une boîte de réception complète est une liste de tâches très, très mal organisée »
Jen Dziura
Épurez donc votre boite de réception et créez une liste de tâches sur un classeur Excel ou équivalent. Commencez chaque tâche par un verbe et soyez suffisamment précis pour ne pas avoir à vous replonger dans tous les emails systématiquement.
Incluez quand même un lien vers l’email (si vous êtes sur une interface web) pour chacune des actions notées. Il ne s’agit pas d’écrire « Répondre à l’email de Nelly », mais plutôt quelque chose du genre « Répondre à l’email de Nelly au sujet du projet SST », et vous aurez surement besoin d’ajouter une ligne « Prendre connaissance des demandes de changement liées au projet SST ».
Incorporez dans le classeur toutes les informations issues du courriel dont vous pensez avoir besoin pour rédiger votre réponse. En réalisant cette liste, vous constaterez non seulement que la boîte de réception n’est pas une véritable liste de tâches mais aussi que vous pourrez reprendre le contrôle sur cette boite.
Conclusion
Bravo, vous avez réussi à faire le ménage dans vos courriels, votre boîte de réception est maintenant vide. Mais que reste-t-il à faire désormais ? Eh bien c’est simple : conservez vos bonnes habitudes et faites-en sortes de toujours la garder avec le minimum de courriels pour qu’en fin de journée, tous les messages soient archivés.
Vous obtiendrez ainsi de nombreux bénéfices à organiser vos e-mails :
- Moins de stress lié à l’oubli éventuel de réponses à des courriels,
- Une plus grande réactivité concernant les messages importants,
- Des réponses plus pertinentes aux messages,
- Un gain de temps lorsque vous recherchez un message envoyé.
