Peut-être êtes-vous un chef de projet bien occupé et vous vous rendez compte qu’il vous manque du temps pour tout faire. Vous arrivez en réunion sans avoir lu l’ordre du jour, vous ne préparez pas vos comités de pilotage comme vous devriez et vous avez l’impression que le projet navigue à vue tellement vous êtes sous l’eau…
Ça peut arriver… Avant que vous n’ayez identifié que votre problème est lié à votre organisation. En effet, dans bien des cas, vous réalisez tout un tas de tâches qui ne relèvent pas de votre activité et vous vous laissez submerger par le travail en trop. Un bon moyen de remédier à ce type de problème et de reprendre le contrôle est d’utiliser la matrice d’Eisenhower (également appelée matrice urgence-importance).
Cette matrice qui tient son nom du 34ème président des États-Unis d’Amérique, est utilisée pour choisir et hiérarchiser les activités en fonction de leur urgence et de leur importance. Elle vous permet de déléguer ou ne pas faire les tâches qui ne sont pas urgentes ou pas importantes.
Un président des USA chef de projet ?
Avec un nom comme celui-ci sur la matrice, la question est légitime. Dwight D. Eisenhower a été président des États-Unis entre 1953 et 1961 ; avant cela il était général dans l’armée américaine, commandant des forces alliées durant la seconde guerre mondiale, puis le premier commandant suprême de l’OTAN. Il a eu des responsabilités importantes (même s’il n’était pas véritablement chef de projet). Avec une telle position, chaque jour, il a eu à prendre des décisions parfois difficiles (ce n’est d’ailleurs pas la première fois que nous faisons le lien entre l’armée et la gestion de projet). Pour éviter de ne trop s’attarder sur les tâches les moins importantes et les moins urgentes, il a mis en place cette célèbre matrice.
L’utilisation de la matrice
Un peu comme le matrice SWOT, on retrouve ici quatre quadrants, où sont réparties les tâches par ordre d’urgence et d’importante. Pour chacun des quadrants, on prévoit une stratégie.
- Quadrant 1 : « Faire en premier ». Il s’agit des activités qui sont importantes pour votre vie et votre carrière. Elles doivent être accomplies aujourd’hui ou demain au plus tard. Il convient d’en accomplir le maximum. Pour notre projet, on peut partir du principe qu’il s’agit des activités qui, si elles ne sont pas réalisées, pourraient avoir de graves conséquences sur les contraintes coût/qualité/délais du projet.
- Quadrant 2 : « Planifier ». Les activités listées ici sont importantes mais moins urgentes que celles du quadrant 1. Vous pouvez planifier ces activités dans votre calendrier pour être sûr de les faire. Dans un projet, il peut s’agir de rencontrer une personne influente dans l’organisation, susceptible d’apporter son soutien à votre projet auprès du comité directeur. Planifier l’ensemble des activités situées ici vous permet non seulement de mieux vous organiser, mais également de réduire le stress (pas de risque d’oubli, du temps est réservé dans votre agenda pour réaliser l’activité).
- Quadrant 3 : « Déléguer ». Les activités urgentes mais moins importantes que celles qui se trouvent dans les deux premiers quadrants. Vous pouvez déléguer ce travail tout en continuant à le suivre. Il peut s’agir d’intervenir au sein d’une réunion prévue le lendemain pour représenter votre projet. Vous pouvez demander à quelqu’un de votre équipe projet, moins occupé, de réaliser ce travail.
- Quadrant 4 : « Ne pas faire ». Ici, on retrouve toutes les autres activités qui sont, bien souvent, de mauvaises habitudes que l’on a tendance à prendre en acceptant toutes sortes de choses. Elles ont tendance à « polluer » les tâches des deux premiers quadrants. A ce sujet, n’hésitez pas à relire notre article « Libérer du temps dans des journées chargées« .
Lancez-vous !
Maintenant que vous avez une bonne idée du fonctionnement de la matrice, il vous reste à lister le travail à réaliser. Attention toutefois à ne pas dresser une liste exhaustive qui finira par vous décourager. Essayez de limiter chacun des quadrants à huit activités et de ne réaliser qu’une seule liste plutôt que d’en avoir plusieurs à maintenir (votre cerveau ne différencie par les courses à faire pour remplir le frigo de la maison et les rencontres avec les parties prenantes de votre projet : ce sont deux sources possibles de stress).
Personnellement, j’ai l’habitude de travailler sur cette liste tôt le matin, lorsque je suis seul et que l’on ne peut pas me distraire.
