Nombreux sont les chefs de projets juniors tout juste sortis d’école avec une très bonne connaissance théorique de la gestion de projet. Lorsqu’ils prennent leurs premiers emplois, il arrive qu’ils se retrouvent à gérer des projets voire à mettre en place des structures projets. Cependant, bien souvent, ils sont tout en bas de la hiérarchie de l’organisation et n’obtiennent que rarement le soutien nécessaire d’un sponsor pour leur donner la légitimité dont ils ont besoin pour assurer leurs fonctions. Et pourtant, en tant que chef de projet, ce sont bien des leaders capables de mener à bien leur mission.
En aout 2019, Stéphanie Jaeger écrit un article relatant les difficultés qu’elle avait éprouvée pour se faire une place en tant que chef de projet junior au sein d’une entreprise. Cet article, disponible sur le site ProjectManagement.com, met en exergue plusieurs points que je souhaite partager avec vous aujourd’hui.
A propos de Stéphanie
Pour sa première expérience en tant que chef de projet, Stéphanie se voit chargée de mettre en place un bureau des projets (Project Management Office, PMO). Ce dernier étant censé résoudre tous les problèmes liés à la gestion de projet dans l’entreprise. Immédiatement, elle se retrouve cataloguée comme une experte des projets, ce qui n’est pourtant pas le cas en raison de sa jeune expérience dans le domaine. Elle constate également rapidement qu’elle est la seule femme de la société à occuper un poste de direction. Pour autant, Stéphanie ne se décourage pas et relève le défi pour se faire une place au sein de cette organisation qu’elle décrit comme légèrement chauvine.
Les 6 règles de Stéphanie
1. Connaissez votre supérieur.
Pour avoir de l’influence sur quelqu’un, il faut déterminer sa personnalité et ce qui la motive. Cela étant dit, vous pouvez faire en sorte que votre supérieur vous voit comme un expert. Vous aurez besoin de beaucoup de tact. Commencez par préparer des rapports personnalisés qui lui parlent. Si votre responsable aime les chiffres, fournissez-lui des statistiques et des pourcentages d’avancement ; s’il préfère des listes à puces, donnez-lui des rapports avec cinq points en lui proposant d’échanger à leur sujet s’il le désire ; s’il est visuel, construisez des graphiques, etc.
N’oubliez pas de fournir des rapports au fur et à mesure de l’avancement de vos projets. Vous devez construire une relation de confiance avec votre supérieur (il doit savoir qu’il peut compter sur vous et doit savoir où en est le projet, en quelques minutes tout au plus) donc n’hésitez pas à construire des rapports qui parlent à vos supérieurs.
2. Gagnez leur confiance.
Faites savoir à vos supérieurs que vous êtes un professionnel qui résout ses propres problèmes, mais qui sait quand il doit demander de l’aide ou escalader une difficulté. Cela peut se présenter sous différentes formes :
- Connaissez vos projets sur le bout des doigts : à chaque fois qu’ils ont une question, vous avez l’information à portée de main.
- Présentez des rapports utiles avec les informations clés uniquement.
- Proposez des solutions à un problème et demandez un arbitrage.
- Reconnaissez les succès des membres de votre équipe et montrez que vous êtes un véritable leader-serviteur.
- Proposez des ateliers avec la direction de votre entreprise lorsque vous constatez une opportunité ou une fragilité.
3. Partagez vos connaissances.
Organisez des séances de partages de connaissances lors de vos réunions d’équipes : environ 10 minutes durant lesquelles un membre aborde un sujet d’intérêt commun. On remarque généralement que les membres de l’équipe sont plus confiants, s’ouvrent et ont envie de partager, se sentent appréciés et contribuent d’avantage lorsque le projet rencontre des problèmes, etc. Du côté des projets, vous devriez constater des résultats plus concrets (des projets qui se terminent avec moins de conflits et des objectifs coût/qualité/délais atteints).
Aussi, vous pouvez organiser des sessions sur les bases de la gestion de projet avec tous les départements de l’organisation impliqués dans les projets. Cela permet non seulement à tous les intervenants de partager une dénomination commune pour parler des notions projets, mais c’est aussi un excellent moyen de se poser en tant que référent sur le sujet de la gestion de projet.
4. Soyez humble.
Au sein de l’organisation où Stéphanie évoluait, il semblerait que seulement ce que les hommes proposaient était considéré comme important. Stéphanie a donc appris à nouer des liens avec l’un d’entre eux. Cela lui a permis d’échanger avec lui en amont des réunions et de partager certains sujets qu’elle voulait mettre sur la table. Ainsi, soit son collègue en parlait durant le meeting, soit il l’appuyait lorsqu’elle initiait une discussion avec ses semblables. Les premiers temps, c’était à la fois agaçant et humiliant, mais ça fonctionnait et ça semblait nécessaire compte tenu de la culture organisationnelle dans laquelle elle se trouvait.
5. Prenez la parole durant les comités de direction.
N’ayez pas peur de prendre la parole et de proposer vos idées lorsque vous êtes en comité de direction. Bien entendu, évitez les affrontements : l’humilité et le professionnalisme finissent toujours par payer. Ça peut prendre du temps pour convaincre les autres, mais il faut savoir saisir les opportunités et mettre en œuvre les changements petit à petit pour qu’ils soient acceptés.
6. Soyez cohérent.
Ce point est extrêmement important. Pour être perçu comme un professionnel averti, il vous faut mettre en pratique tout ce que vous dites. Que ce soit pour un projet interne ou chez un client, peu importe, faites ce que vous dites, et dites ce que vous faites.
Conclusion
Du moment que vous agissez avec diplomatie et discernement, que vous documentez les faits objectivement et que vous les présentez aux bonnes personnes, vous pouvez avoir un impact majeur sur l’organisation où vous travaillez.
En pratiquant les conseils proposés par Stéphanie, vous constaterez que vos supérieurs vous demanderont de plus en plus votre opinion. Ils s’appuieront davantage sur vous pour la gestion de projet : ils vous feront simplement confiance.
Ne sous-estimez jamais l’influence que vous pouvez avoir au sein de votre organisation, où que vous soyez dans la hiérarchie. Vous êtes un chef de projet, vous êtes un leader, vous avez de l’influence. Assurez-vous simplement de rester humble, professionnel et d’avoir une motivation suffisante pour cela.
